視頻會(huì)議系統(tǒng)是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的虛擬會(huì)議，是目前支持人們遠(yuǎn)距離進(jìn)行實(shí)時(shí)信息交流與共享、開展協(xié)同工作的應(yīng)用系統(tǒng)。視頻會(huì)議通過(guò)傳送協(xié)作成員的視頻與音頻信息，極大地方便了協(xié)作成員之間真實(shí)、直觀的交流;同時(shí)，視頻會(huì)議還可利用多媒體支持協(xié)同工作中各種信息的處理，如數(shù)據(jù)共享等，從而營(yíng)建一個(gè)多人共享的工作空間。
從用途范圍劃分，視頻會(huì)議系統(tǒng)可以分為桌面型、小組型和團(tuán)體型;從實(shí)現(xiàn)方式劃分有硬件系統(tǒng)、軟硬結(jié)合系統(tǒng)和純軟件系統(tǒng)。
一般的說(shuō)，視頻會(huì)議有以下這些基本的功能及應(yīng)用：
1、實(shí)時(shí)音視頻廣播
優(yōu)秀的音視頻交互能力。在主控模式下，由主持人選擇廣播參與會(huì)議成員的視頻，系統(tǒng)允許同時(shí)廣播多路語(yǔ)音、視頻。
2、查看視頻
在非主控模式下，會(huì)議成員間可以相互自由查看視頻，一般比較先進(jìn)的系統(tǒng)每個(gè)用戶一次能查看8路視頻。
3、電子白板
系統(tǒng)提供多塊白板，與會(huì)人員都可通過(guò)白板進(jìn)行繪制矢量圖，可以進(jìn)行文字輸入、粘貼圖片等。在主控模式，主持可以禁止其他人使用白板。
4、圖庫(kù)編輯器
會(huì)議成員可以將事先用圖庫(kù)編輯器編輯好的圖形載入系統(tǒng)的白板上。
5、演講稿列表區(qū)
會(huì)議發(fā)言人可以事先或在會(huì)議進(jìn)行時(shí)，把準(zhǔn)備好的演講稿放在演講稿列表區(qū)，當(dāng)被主持人列為當(dāng)前發(fā)言人時(shí)，可以將該文檔同步展示給大家。
6、網(wǎng)頁(yè)同步
會(huì)議成員可以引導(dǎo)大家上某一個(gè)具體網(wǎng)站，共同分析問(wèn)題。
7、座位列表顯示區(qū)
顯示參與會(huì)議的人數(shù)和各自狀態(tài)，可用來(lái)查看視頻和賦予發(fā)言權(quán)。
8、屏幕廣播
當(dāng)被主持人指定為當(dāng)前發(fā)言人時(shí)，可以把自己的屏幕廣播給所有的會(huì)議成員。、
9、文字討論
會(huì)議成員可以通過(guò)會(huì)議系統(tǒng)中的文字聊天系統(tǒng)與全部、部分會(huì)議成員或其中某一位成員進(jìn)行文字聊天、發(fā)送信息。另外，系統(tǒng)具有的詞典過(guò)濾功能可以過(guò)濾那些經(jīng)常出現(xiàn)的不文明詞匯。
10、系統(tǒng)消息
顯示會(huì)議系統(tǒng)發(fā)生的事件，如其他人查看你的視頻、系統(tǒng)中的發(fā)言、主持人的部分系統(tǒng)操作等。
11、會(huì)議投票
在會(huì)議進(jìn)行中，會(huì)議主持人可以就某一問(wèn)題，提出幾個(gè)不同觀點(diǎn)，通過(guò)會(huì)議投票系統(tǒng)可以了解人們對(duì)各種觀點(diǎn)的支持率，領(lǐng)導(dǎo)可借此實(shí)現(xiàn)快速判斷決策。
12、發(fā)送文件
在會(huì)議開始之前或會(huì)議進(jìn)行中，發(fā)言人可以把自己的演講稿發(fā)送給與會(huì)者。
13、程序共享
視頻會(huì)議的輔助功能，主要用來(lái)解決協(xié)同辦公時(shí)相互之間的緊密協(xié)作問(wèn)題。該功能是由發(fā)言人把自己的操作的程序共享給大家，在主持人的引導(dǎo)下，其他會(huì)議成員可以共同操作該程序。
14、主持助理
在會(huì)議過(guò)程中，主持人正在演講，主持助理可以擁有主持人賦予的部分權(quán)限。如：主控模式下，當(dāng)有人舉手時(shí)，主持助理就可以為主持人處理發(fā)言請(qǐng)求，主持助理就可以事先與舉手的會(huì)議成員進(jìn)行溝通，通過(guò)試聽(tīng)功能控制舉手人員的發(fā)言質(zhì)量，同時(shí)也可以在不影響會(huì)議進(jìn)程下協(xié)商發(fā)言的內(nèi)容(主要用于正規(guī)的、人數(shù)較多的會(huì)議中)。
15、試聽(tīng)功能
主持人或主持助理在讓某人發(fā)言前，能夠通過(guò)試聽(tīng)功能確認(rèn)發(fā)言人能否把聲音傳輸給大家，同時(shí)可把聲音效果調(diào)整到最好。
16、會(huì)議錄制
在會(huì)議進(jìn)行中，會(huì)議錄制功能能把整個(gè)會(huì)議錄制下來(lái)，供會(huì)后編輯、參考、存檔。
17、遠(yuǎn)程設(shè)置
為確保會(huì)議順利進(jìn)行，主持人通過(guò)遠(yuǎn)程設(shè)置，可以把會(huì)議成員使用的帶寬調(diào)整到合適的范圍。
18、踢出會(huì)議室
強(qiáng)大的控制功能，能輕松地把不遵守紀(jì)律的會(huì)議成員請(qǐng)出會(huì)議室。
19、設(shè)為發(fā)言人
主持人可以把某一會(huì)議成員設(shè)為當(dāng)前發(fā)言人，該成員就可以廣播自己的屏幕、把他的演講稿展示給與會(huì)人員。
20、系統(tǒng)設(shè)置
會(huì)議成員可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境情況，選擇相應(yīng)的視頻壓縮格式，從而調(diào)整系統(tǒng)所需帶寬，保證會(huì)議能以最好的效果進(jìn)行。
21、用戶管理
可以靈活地添加、刪除能夠使用會(huì)議系統(tǒng)的用戶，可以靈活地修改已有的用戶信息，避免沒(méi)有權(quán)限的其他人員進(jìn)入會(huì)議系統(tǒng)，干擾會(huì)議的正常進(jìn)行。
視頻技術(shù)帶來(lái)的“便利、效率的提高、成本的控制”已經(jīng)深入人心。隨著中國(guó)寬帶建設(shè)的推進(jìn)，視頻技術(shù)的更新發(fā)展，系統(tǒng)成本的進(jìn)一步降低，視頻會(huì)議將得到更廣泛的普及。